… tentang inovasi dan berpikir holistik

Anggaran (budget) adalah suatu kata yang tentu sudah kita kenal dengan baik. Kita juga sudah diajarkan atau belajar melalui pengalaman pribadi bahwa penyusunan anggaran merupakan kebiasaan yang baik karena melalui anggaran kita bisa mengatur keuangan (organisasi) kita, menyeimbangkan pemasukan dan pengeluaran, dan menjamin ketersediaan dana untuk masa depan. Singkatnya, proses penyusunan anggaran yang biasanya disebut budgeting tersebut adalah hal yang baik.

Tidak ada yang membantah hal itu. Keberadaan anggaran, baik di tingkat pribadi, rumah tangga, atau organisasi adalah hal yang mutlak diperlukan bila kita ingin menjaga keberlangsungan hidup kita. Tetapi ada kalanya anggaran yang terlalu ketat akan memaksa kita melepaskan kesempatan yang mungkin hanya datang sekali. Anggaran yang baik, karenanya, harus juga memperhatikan fleksibilitas.

IBM memberikan contoh yang baik dalam penyusunan anggaran perusahaan yang fleksibel. Tidak seperti perusahaan lain pada umumnya, IBM menyisakan sebagian dana sebagai dana cadangan untuk inovasi. Dana tersebut, yang dinamakan innovation fund berjumlah sekitar USD 100 juta untuk mengantisipasi ide-ide inovatif yang bakal muncul dari program InnovationJam perusahaan tersebut. Dengan demikian, IBM tidak perlu menunggu sampai penyusunan anggaran tahun berikutnya untuk merealisasikan inovasi-inovasi yang bisa ditindaklanjuti dengan segera.

Bagi para penggemar film seri TV Barat, Anda mungkin sudah pernah menonton (atau setidaknya mendengar) The Office. Film seri komedi yang bercerita tentang kehidupan kantor itu merupakan salah satu film komedi tersukses beberapa tahun belakangan ini. Pembuatnya adalah BBC dari Inggris. Film seri ini juga buah dari anggaran fleksibel yang disediakan oleh BBC. Film ini bisa dibuat setelah seorang karyawan baru memakai dana cadangan yang dialokasikan untuk mencoba pembuatan episode pilot seri ini yang ternyata sangat diminati.

Menyediakan dana cadangan untuk mengantisipasi inovasi-inovasi seperti itu sangat membantu perusahaan menggapai kesempatan yang muncul mendadak. Untuk beberapa bidang industri, perbedaan antara 2-3 bulan bisa berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan. Penundaan proyek-proyek untuk berinovasi hanya karena anggaran terbatas merupakan sesuatu yang harus dibayar mahal.

Namun penyediaan dana cadangan tersebut hanya salah satu bagian dari sistem bisnis yang harus dibarengi dengan sistem dan proses lain yang mendukung. Sebagai contoh: Proyek-proyek untuk inovasi seharusnya jangan dikenai persyaratan keuangan yang sama dengan proyek-proyek lain. Inovasi yang membutuhkan upaya eksperimen sering tidak bisa memenuhi persyaratan keuangan konvensional yang lebih cocok dipakai untuk produk-produk yang sudah beredar lama di pasaran. Proses rapid prototyping juga bisa dilakukan untuk menguji ide-ide baru secara cepat tanpa harus mengeluarkan dana yang terlalu besar. Untuk menjadi perusahaan inovatif, semua sistem dan proses yang ada harus saling mendukung inovasi dan berjalan ke arah yang sama.

Lewat beberapa artikel dalam blog ini, saya menulis bagaimana kegagalan seharusnya ditolerir dalam upaya berinovasi (baca: Merayakan Kegagalan Cerdas dan Pangeran Kamen Mencium Kodok). Kegagalan, kadang malah menyimpan berkah tersembunyi (baca: Happy Accidents). Setelah membaca tulisan-tulisan tersebut, saya berharap cara pandang Anda terhadap kegagalan akan berubah menjadi lebih positif.

Sekarang, meski Anda mungkin sudah bisa melihat kegagalan sebagai hal yang lebih positif, Anda mungkin tetap sulit untuk menerima bila saya mengajak Anda untuk melakukan kesalahan secara sengaja. Gagal setelah berusaha adalah hal yang masih bisa dimengerti. Tetapi, melakukan kesalahan secara sengaja? Apa hubungannya dengan sukses dan inovasi?

Sebenarnya bila Anda mau melihat lebih jeli, saran untuk “melakukan kesalahan dengan sengaja” merupakan sisi yang berbeda dari mata uang yang sama dengan “mencoba tetapi gagal”. Logikanya sederhana saja. Bila kita bisa memberi toleransi pada kegagalan karena kita tahu perubahan lingkungan bisa membuat apa yang benar menjadi salah; mengapa kita tidak menguji apakah hal yang selama ini kita anggap salah ternyata benar? Pernahkah kita menguji asumsi tersebut?

Manusia, lewat bias-bias kognitifnya, lebih suka mencari konfirmasi atas pendapat atau keyakinannya. Sekali kita percaya sesuatu, sulit untuk membuat kita melihat hal sebaliknya. Padahal dengan adanya perubahan lingkungan terus menerus, ada kemungkinan apa yang kita percayai secara benar sekarang sudah salah. Tanpa adanya upaya-upaya secara sadar untuk menguji kebenaran tersebut, kita tidak akan pernah tahu apakah keyakinan kita masih berlaku.

Dengan alasan itulah, saya berani mengajak Anda untuk melakukan “kesalahan” secara sengaja. “Kesalahan” di sini tentu saja berarti melakukan sesuatu yang bertentangan dengan keyakinan kita selama ini. Bila ternyata “kesalahan” tersebut terbukti “salah”, sebuah potensi untuk inovasi akan terbuka. Mengapa? Karena dalam dunia bisnis (yang juga berlaku di konteks lainnya), bila kita yakin terhadap sesuatu, orang-orang lain dalam industri tersebut kemungkinan besar akan memiliki keyakinan yang sama. Pada saat kita bisa melihat realita yang berbeda, yang lebih sesuai dengan kondisi terkini, kita akan selangkah lebih maju dibanding orang-orang lain yang berada di dalam industri tersebut.

David Ogilvy, ikon industri periklanan menerapkan cara pikir ini dengan berhasil. Ketika Ogilvy ingin menguji iklan-iklan yang diciptakannya, secara sengaja dia selalu menyertakan beberapa iklan yang dianggapnya akan gagal. Memang seperti diharapkan, kebanyakan iklan-iklan yang dianggapnya bakal gagal ternyata benar-benar gagal. Tetapi sesekali Ogilvy menemukan kenyataan sebaliknya. Iklan-iklan yang dianggapnya hopeless justru sukses besar. Lewat pengujian secara sengaja seperti itu, Ogilvy mendapatkan banyak ide-ide inovatif yang spektakuler.

Anda bisa mengikuti jejek Ogilvy di atas. Selama ini Anda berpendapat segmen konsumen tertentu tidak menguntungkan? Cobalah jual ke beberapa orang dari mereka dan analisis hasilnya. Produk tertentu tidak mungkin laku di daerah tertentu? Cobalah jual di daerah tersebut. Anda yakin untuk berhasil menjual barang, salesman Anda harus melakukan taktik hard selling? Cobalah taktik soft selling sesekali.

Tentu saja tidak semua keyakinan harus diuji dengan cara demikian. Seorang pilot pesawat tentu tidak boleh melakukan uji coba sesuka hati selama penerbangan. Supir bus juga tidak dianjurkan mencoba jalur lain untuk menguji apakah bisa tiba di tujuan dengan lebih cepat. Saya juga tidak menganjurkan Anda melakukan percobaan yang beresiko menenggelamkan perusahaan Anda. Pengujian yang dianjurkan adalah pengujian yang berpotensi memberi manfaat yang lebih besar dibanding biaya yang harus dikeluarkan bila ternyata berhasil. Pengujian yang baik adalah yang berbiaya rendah tetapi menjanjikan potensi keuntungan tinggi. Lebih baik lagi bila potensi keuntungan tersebut bisa diraup berulang kali.

Bagaimana menentukan kepercayaan apa yang harus diuji? Untuk menentukannya, pertama-tama daftarkanlah semua kepercayaan yang Anda pegang. Misalnya: “untuk memenangkan kompetisi, naikkanlah mutu”, atau “promosi lewat email tidaklah efektif”, atau yang lainnya. Setelah itu urutkanlah asumsi-asumsi tersebut berdasarkan kriteria ini: Seberapa besar manfaat yang akan diperoleh dengan melakukan “kesalahan” yang sengaja? Lalu dari ranking yang didapat tersebut, pilihlah beberapa kepercayaan yang hendak diuji dengan melakukan “kesalahan” secara sengaja. Beberapa di antara percobaan tersebut memang akan memperkuat dugaan Anda semula, tetapi satu atau dua percobaan bisa jadi akan memberi Anda hasil mengejutkan. Bila Anda menemukan hasil seperti itu, selamat! Anda baru saja menemukan potensi inovasi yang besar untuk dieksploitasi lebih lanjut.

Akhir kata, janganlah takut melakukan kesalahan, selama itu dilakukan dengan bijaksana. Seperti kata-kata pendiri IBM, Thomas Watson, Sr. “If you want to succeed, double your failure rate.” Kata-kata yang bijak.

Perusahaan Anda telah berhasil meluncurkan sebuah produk inovatif. Media lantas meliput inovasi tersebut secara luas dan menyebut perusahaan Anda sebagai perusahaan yang inovatif. Layakkah Anda berbangga? Tentu saja layak. Bagaimanapun segala bentuk kerja keras layak mendapatkan pujian dan tepukan di pundak sebagai bentuk motivasi.

Tetapi ada baiknya Anda jangan berbesar kepala terlalu lama, atau malah menganggap perusahaan Anda sudah layak disejajarkan dengan perusahaan inovatif kelas dunia lainnya seperti Johnson & Johnson, 3M, atau P&G. Meski di dunia ini banyak terdapat perusahaan yang bisa dianggap inovatif, ternyata tidak semua perusahaan inovatif berada pada level yang sama. Sama seperti para ahli bela diri, saya melihat ada beberapa tingkatan perusahaan inovatif.

Level pertama, perusahaan inovatif sabuk putih, adalah perusahaan yang memiliki individu inovatif yang berbakat, atau perusahaan yang sesekali beruntung melahirkan inovasi melalui departemen R&D-nya. Di perusahaan ini, inovasi akan muncul, tetapi hanya selama individu kreatif tersebut masih bersama perusahaan. Bila sang jenius kreatif tersebut keluar atau pensiun, inovasi perusahaan juga akan ikut berhenti. Kasus Sony dan Akio Morita adalah contoh yang baik (baca: Sony/Morita dan Apple/Jobs). Perusahaan yang hanya bisa mengeluarkan satu kali produk inovatif dan setelah itu berhenti juga bisa dimasukkan dalam kategori ini.

Level kedua, perusahaan inovatif sabuk kuning. Perusahaan ini sudah berhasil memasukkan inovasi ke dalam prosesnya. Proses seperti berinteraksi dengan konsumen untuk mengenali kebutuhan mereka, rapid prototyping, manajemen proyek untuk pengembangan produk baru, atau brainstorming kelompok untuk mendapatkan ide-ide baru sudah menjadi bagian dari SOP yang dilaksanakan secara disiplin. Sistem insentif juga sudah ditata sehingga segala upaya inovatif, baik yang gagal ataupun yang berhasil, dihargai secara layak. Di perusahaan seperti ini, para karyawan dan individu kreatif boleh datang dan pergi, tetapi karena inovasi sudah merasuk ke dalam sistem dan proses perusahaan, inovasi akan terjadi terus menerus. Google, 3M dan IDEO sudah berada pada tingkatan ini. Kelihatannya level ini sudah cukup tinggi, tetapi kenapa masih mendapat sabuk kuning? Karena, tentu saja, masih ada level yang lebih tinggi lagi.

Level ketiga, perusahaan inovatif sabuk coklat. Perusahaan yang masuk level ini telah memiliki proses untuk terus menerus memikirkan bagaimana meningkatkan cara berinovasi. Perusahaan pada tingkatan ini akan melihat proses manajemen proyek, atau prototyping, atau upaya mengenali kebutuhan konsumen mereka; dan bertanya: Apakah ada cara untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses ini? Apakah bisa dilakukan dengan cara lain untuk mendapatkan hasil yang lebih baik? dlst… Perusahaan pada level ini bukan saja mampu mengeluarkan inovasi terus menerus, tetapi malah mampu menginovasi cara untuk berinovasi secara terus menerus. P&G adalah contoh perusahaan yang sudah menginjak level ini.

Level keempat, perusahaan inovatif sabuk hitam. Inilah puncaknya. Di sinilah berdiam sang Master. Sang Yoda untuk para ksatria Jedi. Perusahaan di level ini telah memiliki proses untuk memikirkan terus menerus bagaimana meningkatkan proses untuk menginovasi proses-proses lainnya. Perusahaan di sini akan bertanya: Apakah ada cara lain agar proses untuk meningkatkan inovasi bisa ditingkatkan lagi? Anda tentu akan bertanya: Adakah perusahaan yang berhasil mencapai tingkatan tertinggi tersebut? Tentu ada. Toyota kelihatannya sedang menuju ke sana.

Tentu tidak mudah mencapai level tertinggi tersebut. Untuk menjadi ksatria Jedi saja tidak semua makhluk cerdas bisa mencapainya, apalagi untuk menjadi Yoda. Untuk hampir semua perusahaan yang ada di muka bumi ini, level tertinggi tersebut selamanya akan hanya berupa mimpi. Untuk mencapai tingkatan tersebut, inovasi bukan lagi sekumpulan teknik-teknik atau strategi atau taktik, tetapi sudah merupakan filosofi hidup sehari-hari. Inovasi adalah Tao. Inovasi adalah Zen. Sebuah jalan hidup. A state of being, not doing. Perusahaan Anda dan inovasi sudah menjadi satu. Inovasi bukan lagi merupakan lompatan besar yang terjadi sewaktu-waktu, tetapi inovasi-inovasi kecil yang terjadi setiap hari, setiap menit, setiap detik. Bila Anda tidak mengerti kata-kata di atas, memang karena kata-kata tersebut sulit dimengerti. Kata-kata tersebut harus dirasakan. Bagi Anda yang pernah bekerja di Toyota, Anda pasti bisa “merasakan” maksud kata-kata di atas.

Bagi sebagian besar perusahaan, mencapai sabuk kuning sudah merupakan pencapaian yang patut dibanggakan. Tetapi tidak ada salahnya memasang target yang lebih tinggi karena stretching goal seperti itu akan selalu membantu kita mencapai sesuatu yang lebih tinggi dari yang bisa kita bayangkan.

(NB: Pada olah raga bela diri, warna sabuk lebih banyak dari yang tertulis di atas. Selain putih, kuning, coklat, dan hitam; masih ada sabuk berwarna lain seperti orange, hijau, dan biru.)