… tentang inovasi dan berpikir holistik

Saya senang membeli dan mengkoleksi buku. Meski sering tahu tidak punya waktu untuk membacanya, saya akan membeli terlebih dahulu buku-buku yang menarik perhatian saya. Tidak jarang buku-buku tersebut akan tersimpan rapi dalam lemari buku selama bertahun-tahun sebelum saya sempat membuka halaman pertamanya. Ada juga buku yang “salah beli”, dalam arti ketika membaca halaman-halaman pertama, saya mendapatkan isinya kurang bermutu atau tidak relevan dengan kebutuhan saya. Walau demikian, buku-buku seperti itu tetap saya simpan. Yang menarik, ketika saya mencoba membuka buku-buku tersebut pada kesempatan lain, saya sering menemukan adanya ide-ide baru dari buku yang tadinya dianggap “salah beli” tersebut.

Saya juga belajar bahwa buku-buku bisa dibaca berulang kali, dan setiap pembacaan ulang akan memberikan makna yang berbeda. Isi buku tersebut tentu tidak berubah. Perbedaan lebih terletak pada diri saya sendiri, entah karena cara pandang saya yang sudah berubah, atau pengalaman yang bertambah sehingga lebih mampu menghubungkan konsep-konsep yang ditawarkan buku tersebut dengan dunia nyata, atau karena suasana hati saya. Pemahaman isi sebuah buku, karena itu, menurut saya bersifat subjektif. Meski buku-buku menyajikan fakta-fakta objektif dengan struktur yang logis, penerjemahan isinya tetap tergantung pada sang pembaca.

Apa yang berlaku untuk buku-buku berlaku juga untuk ide-ide kreatif. Seperti layaknya sebuah buku, ide-ide kreatif hendaknya disimpan dalam sebuah “lemari”, entah dalam bentuk catatan tertulis atau diketik rapi di dokumen yang disimpan dalam arsip komputer. Untuk perusahaan, ide-ide tersebut bisa disimpan juga di dalam database atau software seperti Lotus Notes.

Ada beberapa alasan yang membuat penyimpanan ide-ide tersebut penting. Pertama, ide-ide kreatif sering datang begitu saja. Ide-ide yang datang sekilas tersebut sering pergi secepat kilat juga. Tanpa mencatatnya, kita sering kehilangan ide tersebut. Saya pernah mengalami hal demikian berkali-kali. Untuk mengatasinya, sekarang saya berusaha mencatat ide-ide yang muncul ke dalam memori handphone saya. Terus terang, saya menemukan aktivitas seperti itu sangat berguna, atau malah terlalu berguna, karena ide-ide yang saya catat telah melebihi kapasitas saya untuk merealisasikan semuanya.

Di sinilah kita masuk ke alasan kedua. Ide-ide kreatif sering tidak bisa langsung direalisasikan. Selain karena keterbatasan waktu, ide-ide kadang datang sebelum waktunya. Ada ide-ide yang membutuhkan tambahan kompetensi sebelum bisa diwujudkan, dan ada yang membutuhkan dana lebih. Dengan mencatat ide-ide tersebut dan memeriksanya secara berkala, kita sering menemukan adanya ide-ide lama yang ternyata cocok dipergunakan untuk menyelesaikan masalah hari ini (dengan beberapa adaptasi, tentunya).

Kemudian ada lagi alasan ketiga. Walau ide-ide lama yang kita catat tidak bisa langsung menyelesaikan masalah hari ini, ada kemungkinan dari daftar ide-ide tersebut kita bisa membangun analogi atau dijadikan stimulan acak untuk menghasilkan solusi kreatif bagi permasalahan hari ini. Dengan kata lain, ide-ide lama bisa dijadikan benih-benih pemicu untuk menghasilkan ide-ide kreatif baru.

Kemudian ada lagi alasan mengapa mencatat sebuah ide kreatif sangat penting. Seperti yang kita ketahui, kreativitas berbeda dengan inovasi. Kreativitas berkaitan dengan ide-ide baru sementara inovasi melibatkan kerja keras untuk merealisasikan ide tersebut. Dalam momen euforia “Eureka”, kita sering melupakan aspek kerja keras tersebut dan menganggap ide kreatif yang baru muncul pasti bisa berhasil diwujudkan. Namun dengan mencatat ide tersebut dan membiarkannya mengendap selama beberapa waktu sebelum ditinjau lagi, kita akan lebih bisa menilainya secara lebih objektif. Pengendapan ide seperti itu sangat penting untuk memberi kita kesempatan melengkapi ide kreatif tersebut dengan cara berpikir analitik dan sistemik agar ide tersebut memiliki peluang lebih besar untuk berhasil.

Tentu tidak semua ide-ide kreatif yang dicatat tersebut akan berubah menjadi inovasi. Tetapi apakah Anda tahu salah satu hukum utama inovasi? Hukum tersebut berbunyi: Kuantitas dulu, baru kualitas. Berdasarkan hukum ini, kita diajak untuk mengumpulkan sebanyak mungkin ide-ide kreatif sebelum dilakukan seleksi ketat untuk menemukan potensi inovasi. Menyimpan ide-ide di sebuah media sangat penting untuk meningkatkan kuantitas karena kapasitas ingatan kita sangat terbatas.

Saya juga menjumpai sebuah fenomena yang menarik. Semakin banyak ide-ide yang kita kumpulkan, semakin mudah kita menghasilkan ide-ide kreatif berikutnya. Karena itu, saya melihat pengumpulan ide-ide merupakan salah satu sarana latihan berpikir kreatif yang mudah dan murah. Dalam skala organisasi, ide-ide yang disimpan di database juga memungkinkan anggota organisasi lainnya meninjau ide tersebut dan membangun ide-ide lain untuk menyempurnakan ide tersebut. Karena setiap anggota organisasi memiliki cara pandang dan cara pikir yang berbeda, ide-ide yang dikembangkan secara bersama akan lebih kreatif lagi dan sekaligus memiliki peluang lebih besar untuk bertahan hidup.

Dengan semua alasan-alasan di atas, mengapa Anda tidak mulai menjadi kolektor ide mulai hari ini?

Dunia Pertama: Dunia Para Produsen

Persaingan untuk menjadi yang utama semakin memanas. Perubahan terjadi dalam kecepatan yang semakin tinggi. Sebagai produsen, inovasi produk dan proses harus terus menerus dilakukan. Inovasi produk untuk mengejar pangsa pasar dan inovasi proses untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Fitur-fitur produk harus ditambah terus, dan kinerjanya ditingkatkan tanpa henti agar bisa bersaing. Perkembangan teknologi seperti penerbangan pesawat, telekomunikasi, dan informasi memungkinkan kolaborasi dengan pihak-pihak lainnya untuk menelurkan inovasi-inovasi baru yang semakin kompleks dan beragam. The sky is the limit. Hampir tidak ada yang tidak mungkin. Bila masih ada yang belum ditemukan, itu hanyalah masalah waktu.

Dunia Kedua: Dunia Para Konsumen

Perubahan tentu terjadi juga di dunia para konsumen. Dulu, kehidupan cukup sederhana dan stabil. Seorang ayah yang bangun tidur sudah tahu apa yang harus dikerjakan hari ini. Rutinitas pekerjaan yang sama sudah dijalani selama bertahun-tahun. Seorang ibu juga sudah tahu tugas dan jadwalnya. Ketika semuanya selesai di malam hari, keluarga berkumpul di meja makan dan depan televisi. Kadang untuk memenuhi kebutuhan spiritual, keluarga pergi ke tempat ibadah bersama-sama sambil bersosialisasi.

Kini, keadaan berubah. Jadwal kerja tidak tentu. Kadang ayah dan ibu saling bekerja dan sulit bertemu satu sama lain, apalagi berkumpul sebagai satu keluarga besar. Perkembangan yang semakin cepat membuat pengetahuan semakin cepat usang. Apa yang dikuasai kemarin sudah basi hari ini. Mau tidak mau, pengetahuan harus diperbaharui terus menerus bila ingin dipekerjakan terus. Persaingan di dunia kerja juga semakin kompleks. PHK semakin umum. Jaminan kerja tidak ada lagi. Anak-anak yang semakin jarang bertemu para orang tuanya juga bingung mencari model ideal untuk pembentukan identitas diri mereka. Kebutuhan spiritual? Mal-mal mulai menggantikan peran lembaga-lembaga keagamaan.

Kala kedua dunia tersebut bertemu…

Konsumen menemukan produk-produk semakin canggih dan kompleks. Sering fitur-fitur dan kinerja yang ditawarkan produk sudah sedemikian canggihnya sehingga user manual yang menyertai produk tersebut sudah mirip textbook di perkuliahan. Ambil contoh kamera digital. Berapa orang konsumen yang benar-benar membutuhkan gambar dengan 4 juta pixel? Siapa juga yang punya waktu untuk membaca user manual nya? Berapa orang konsumen pemutar musik digital yang membutuhkan kapasitas penyimpanan 10.000 lagu sementara lagu-lagu yang sering diputar mungkin hanya 50an? Buka juga software seperti Microsoft Excel. Seberapa banyak fitur-fitur yang benar-benar dipakai?

Kala kedua dunia tersebut bertemu, para konsumen menemukan fitur-fitur produk sering sudah melebihi kebutuhan-kebutuhan mereka pada dimensi fungsional. Tetapi pada saat yang sama, produk-produk tersebut semakin jauh dalam mencukupi kebutuhan-kebutuhan mereka lainnya yang semakin kompleks (terutama kebutuhan emosional dan spiritual). Padahal konsumen adalah makhluk yang selalu membutuhkan keseimbangan dimensi-dimensi fisik, intelektual, emosional, dan spiritual.

Di sinilah terletak gap yang cukup besar untuk diisi oleh inovasi yang bersifat lebih holistik. Kita sudah sering membahas mengenai disruptive innovations yang berusaha melayani konsumen yang membutuhkan kinerja produk yang lebih rendah dengan harga lebih murah. Inovasi ini memang cocok untuk menutup gap antara kinerja fungsional yang terlalu tinggi dengan kinerja fungsional yang mencukupi. Namun untuk menutup gap kebutuhan emosional dan spiritual, dibutuhkan pendekatan lain.

Di sini, jawaban datang dari product design dengan mengeluarkan produk-produk yang lebih artistik dan mencerminkan kepribadian penggunanya; dan upaya-upaya pengenalan kebutuhan konsumen yang lebih dalam melalui metode-metode seperti ZMET, etnografi, means-end chain, atau personifikasi. Beberapa perusahaan lainnya juga sudah mulai melirik ke experiential marketing yang menggabungkan antara penjualan produk/layanan dengan pemberian pengalaman tak terlupakan. Sebut saja Starbucks yang mampu membuat Anda membayar Rp. 40.000 untuk segelas kopi karena jaringan ritel ini juga menawarkan atmosfir cozy nan santai di outlet-outletnya. Alat-alat bantu dan metode-metode tersebut adalah alat penghubung antara dua dunia yang saling terpisah tersebut.

Singkat kata, sementara kebanyakan produsen masih terjebak dalam perlombaan untuk meningkatkan kinerja produk dan penambahan fitur-fitur yang membuat produknya semakin kompleks; dan pada saat yang sama melalaikan kebutuhan laten konsumen yang belum terlayani, perusahaan yang cerdik berhasil melihat adanya gap ini dan menjadikannya sebagai peluang inovasi.

Dan inilah salah satu kunci rahasia berinovasi yang selama ini jarang diketahui: Temukanlah dan tutupilah gap tersebut.

Legenda The Toyota Way tentu sudah sering kita dengar. The Toyota Way adalah sebuah rahasia umum untuk menjelaskan keberhasilan Toyota menancapkan dominasinya di dunia otomotif secara pelahan tapi pasti. Saya katakan “rahasia umum” karena rahasia tersebut sebenarnya sudah diketahui banyak orang. Para kalangan akademis dan periset telah sering melakukan kunjungan kerja ke pabrik-pabrik Toyota dan mempelajarinya. Bukan itu saja, para eksekutif perusahaan kompetitor juga sudah sering berlalu lalang di pabrik-pabrik Toyota untuk melihat langsung proses kerja Toyota. Tidak, mereka tidak dalam misi mata-mata karena Toyota selalu menyambut semua tamu-tamunya dengan tangan terbuka.

Saya sendiri cukup beruntung pernah menjadi salah satu tamu pabrik Toyota di tepi kota Melbourne, Australia. Kunjungan tersebut tentu berusaha saya manfaatkan sebaik-baiknya, apalagi waktu yang disediakan untuk tour tersebut hanya sekitar 1 jam. Bagi para mayoritas pengunjung, mereka mungkin berharap menemukan sesuatu yang “wah” dan spesifik untuk menjelaskan keberhasilan Toyota. Saya juga tidak luput dari harapan demikian.

Tetapi apa yang saya temukan ternyata berbeda. Ya, pabrik Toyota tersebut memang cukup bersih. Saya tidak melihat tumpukan raw materials atau bahan-bahan setengah jadi seperti yang sering ditemukan di banyak pabrik-pabrik lain. Alasannya tentu saja lean manufacturing. Namun saya tidak menemukan adanya robot-robot yang lebih canggih atau sistem informasi yang kompleks untuk mengatur semuanya. Alih-alih, mereka malah menggunakan cara manual untuk mengatur stok. Metode permintaan stok mereka yang terkenal dengan nama kanban hanya terdiri dari beberapa kontainer yang harus diisi sesuai dengan permintaan yang ditulis dengan spidol biasa.

Kalaupun ada yang lebih menarik, maka itu adalah tali andon yang menggelantung di sepanjang jalur produksi. Tali ini adalah tali sakti karena bila tali ini ditarik, semua jalur produksi akan berhenti. Yang menarik adalah: tali tersebut bisa ditarik oleh siapa saja, termasuk karyawan yang baru bekerja satu hari! Bayangkan seorang karyawan muda yang berhak memutuskan kapan sebuah jalur produksi harus berhenti. Tentu saja pemberhentian jalur produksi tersebut harus dengan alasan yang baik, yaitu bila terdapat masalah. Karena jalur produksi berhenti, semua orang merasa bertanggung jawab untuk ikut menyelesaikan masalah tersebut. Upaya menyelesaikan masalah secara langsung pada sumbernya juga mengurangi potensi masalah akan terjadi berulang kali dan menumpuk menjadi masalah yang lebih besar.

Lantai pabrik tersebut juga menyediakan tempat khusus untuk berdiskusi dan menyelesaikan masalah. Diskusi seperti itu hampir pasti terjadi setiap hari. Lewat diskusi-diskusi seperti itu, proses kerja Toyota diperbaiki terus menerus setiap hari. Ya, setiap hari, bukan setiap tahun atau setiap bulan. Setiap hari! Perbaikan terus menerus ini bukan sekedar slogan, tapi sudah menjadi semacam obsesi. Saya masih teringat grafik-grafik yang ditempelkan di papan pengumuman yang mengilustrasikan berapa banyak ide-ide perbaikan dari karyawan pabrik yang masuk dan berapa yang direalisasikan. Grafik-grafik ini adalah saksi bisu betapa perbaikan terus menerus sudah menjadi darah daging semua karyawan pabrik. Kalau ada satu rahasia terbesar keberhasilan Toyota, mungkin inilah rahasianya.

Toyota sudah dianggap sebagai salah satu perusahaan paling inovatif di dunia. Diramalkan dalam waktu tidak lama lagi Toyota akan berhasil menggeser GM sebagai produsen mobil terbesar di dunia. Tetapi menariknya inovasi Toyota tidaklah seperti inovasi Apple atau Google yang secara terus-menerus mengeluarkan produk-produk yang menjadi bahan pembicaraan umum. Toyota memang sesekali mengeluarkan produk inovatif seperti Lexus atau Prius, tetapi pada kebanyakan kasus, inovasi Toyota berlangsung di belakang layar, sedikit demi sedikit, dan berlandaskan ide-ide dari para karyawan di tingkat terbawah. Inilah yang membedakan Toyota dengan perusahaan-perusahaan inovatif lainnya.

Itu juga alasan mengapa Toyota bisa saja membuka pintunya lebar-lebar untuk para pesaing dan tidak perlu khawatir para pesaingnya bisa menirunya. GM yang pernah membangun pabrik bersama dengan Toyota lewat program NUMMI memang berhasil belajar sedikit dari Toyota, tetapi tetap tidak mampu menyaingi Toyota. Resep sukses dan inovasi Toyota tidak terletak pada para lulusan MBA, teknik-teknik, alat-alat bantu, robotika, atau sistem informasi yang canggih. Resep keberhasilan dan inovasi Toyota terletak pada budaya perusahaan dan cara berpikir semua anggota perusahaan yang percaya bahwa setiap orang memiliki kemampuan untuk berinovasi dan setiap orang harus diberi kesempatan untuk menyumbangkan dan merealisasikan idenya.

Rahasia tersebut sebenarnya bukanlah rahasia, tetapi sudah merupakan pengetahuan umum. Tetapi apa yang menjadi pengetahuan umum belum tentu menjadi praktek umum. Jurang antara pengetahuan dan praktek tersebut adalah alasan mengapa Toyota berhasil sementara perusahaan-perusahaan otomotif besar lainnya seperti GM, Ford, dan DaimlerChrysler masih bergelut dengan masalah mereka masing-masing.

Rahasia tersebut juga bukan monopoli industri otomotif. Perusahaan Anda bisa mempelajarinya. Anda juga bisa mempelajarinya untuk kehidupan pribadi Anda. The Toyota Way adalah sebuah filosofi, bukan kumpulan teknik-teknik.