… tentang inovasi dan berpikir holistik

Melalui forum konsultasi di blog ini, saya sering mendapatkan email yang menanyakan cara untuk memulai usaha baru. Untuk menjawab pertanyaan sederhana tersebut sungguh tidak mudah karena untuk memulai sebuah usaha baru banyak yang harus dipertimbangkan, mulai dari minat dan kompetensi pribadi, suasana kompetisi, strategi pemasaran, sampai ke kesiapan mental dan risk profile sang calon wiraswasta. Dan yang tak kalah pentingnya adalah menyusun proyeksi finansial yang sering disebut dengan analisis proforma.

Ketika hendak memulai sebuah usaha atau proyek baru, untuk menghitung proyeksi laba/rugi, cara yang paling umum dipakai adalah menghitung berapa modal awal yang harus ditanamkan. Setelah itu kita akan memperkirakan berapa harga jual, harga pokok penjualan, volume penjualan, dan biaya-biaya rutin bulanan. Dari sana kita akhirnya bisa menentukan berapa kira-kira keuntungan yang bisa diperoleh. Cara tersebut memang sudah umum dipakai, apalagi dengan bantuan aplikasi komputer seperti Microsoft Excel yang sangat memudahkan what-if analysis.

Namun ketika proyeksi seperti di atas bertemu dengan dunia nyata yang semakin tidak pasti, tidak perduli dibuat oleh analis sepintar apapun dan dengan bantuan sistem informasi secanggih apapun, kemungkinan meleset jauh tetap ada. Lihat saja kegagalan Walt Disney Company yang gagal dalam proyek prestisiusnya di Euro Disney, Prancis; atau FedEx yang merugi sekitar $600 juta USD dalam peluncuran produk Zapmail yang akhirnya dihentikan; atau Polaroid yang harus membuang sia-sia uang sebesar USD 200 juta dalam peluncuran produk perekam gambar bergerak instan. Daftar tersebut hanyalah sebagian kecil dari kegagalan demi kegagalan yang menimpa semua jenis perusahaan yang sebenarnya sudah melakukan perencanaan matang dari awal.

Kegagalan metode perencanaan seperti di atas disebabkan karena usaha atau proyek baru memiliki perbedaan besar dengan usaha yang sudah berjalan. Pada usaha yang sudah berjalan di atas relnya, pemakaian metode proyeksi di atas sah-sah saja karena banyak asumsi-asumsi dasar yang sudah diketahui. Perusahaan tinggal melakukan sedikit penyesuaian tahunan, misalnya dengan menyesuaikan tingkat inflasi atau estimasi suku bunga bank. Tetapi untuk usaha baru, banyak asumsi-asumsi yang masih kabur. Karena itu, sebuah metode perencanaan yang berbeda harus dipergunakan. Metode baru ini tentu harus memenuhi persyaratan metode sebelumnya yang memungkinkan perhitungan laba/rugi, tetapi yang lebih penting lagi, metode ini juga harus mendaftarkan semua asumsi-asumsi penting yang dipakai agar asumsi-asumsi tersebut bisa diuji secara berkala untuk mengurangi ketidakpastian.

Berangkat dari kebutuhan seperti itulah, Rita Gunther McGrath dari Columbia Business School dan Ian C. MacMillan dari Wharton Business School memperkenalkan metode perencanaan yang disebut sebagai discovery-driven planning (DDP). Berbeda dengan pemakaian metode perencanaan konvensional yang memulai perhitungan dari modal, pemasukan, dan pengeluaran untuk menghitung laba; perencanaan dengan metode DDP memulai perencanaan dari laba terlebih dahulu. Jadi, pertama-tama kita tentukan dulu laba yang hendak kita peroleh melalui usaha baru ini. Setelah itu barulah kita bergerak mundur dengan menentukan nilai parameter-parameter lain yang harus dipenuhi untuk mencapai laba tersebut.

Sebagai contoh: Anda menginvestasikan Rp. 1 milyar ke sebuah usaha baru. Karena bunga deposito berada di kisaran 15%, Anda menentukan laba tahunan 24% sebagai pengembalian minimal. Berarti, Anda menginginkan laba bersih sebesar Rp. 240 juta/tahun (atau Rp. 20 juta/bulan). Dari sinilah Anda memulai DDP dengan menjawab pertanyaan berikut: Berapa nilai dari parameter-parameter penting (seperti marjin keuntungan, harga jual, dlsb) yang harus dipenuhi untuk mendapatkan laba bersih Rp. 20 juta/bulan?

Anda misalnya bisa memulai dengan menghitung biaya bulanan seperti gaji karyawan, biaya listrik, biaya sewa kantor, dlsb yang relatif tetap. Katakanlah semua biaya-biaya tersebut sekitar Rp. 10 juta/bulan. Berarti untuk mendapatkan laba bersih Rp. 20 juta/bulan, Anda harus mendapatkan laba kotor Rp. 30 juta/bulan. Setelah melalakukan sedikit survei pasar, Anda tiba pada kesimpulan margin keuntungan yang masuk akal di industri tersebut adalah 15%. Bila harga pokok penjualan diperkirakan sebesar Rp. 10.000/unit, maka Anda akan mendapatkan laba kotor Rp. 1.500/unit. Nah, untuk mendapatkan Rp. 30 juta/bulan, Anda harus menjual 20.000 unit/bulan. Bila setiap pelanggan rata-rata mengambil 1.000 unit/order, maka Anda harus mendapatkan 20 order/bulan.

Dari perhitungan-perhitungan di atas, Anda telah mendapatkan sejumlah asumsi-asumsi yang harus dipenuhi agar usaha tersebut bisa dijalankan, seperti: marjin keuntungan per unit 15%, harga pokok penjualan Rp. 10.000/unit, penjualan minimal 20.000 unit/bulan, rata-rata jumlah pemesanan 1.000 unit, dan jumlah pemesanan 20/bulan. Itulah asumsi-asumsi yang harus Anda daftarkan. Dengan mendaftarkan asumsi-asumsi tersebut, Anda akan lebih mudah mencari informasi-informasi tambahan yang dibutuhkan untuk menguji apakah asumsi-asumsi tersebut memang masuk di akal. Benarkah Anda bisa menjual 20.000 unit/bulan? Apakah benar rata-rata pemesanan 1.000 unit? Lakukanlah riset lebih lanjut atau eksperimen skala kecil untuk memverifikasi beberapa asumsi bersangkutan. Ketika Anda menemukan adanya asumsi yang salah, Anda bisa kembali melakukan perhitungan untuk mencari tahu apakah usaha tersebut memang masih layak untuk diteruskan.

Contoh di atas memang terlalu disederhanakan, namun yang penting adalah mengetahui prinsip yang dipergunakan. Berlawanan dengan metode perencanaan konvensional, DDP memaksa kita untuk “belajar” melalui pengujian asumsi-asumsi yang pada metode perencanaan konvensional selalu dianggap sebagai fakta. Untuk program-program pengembangan usaha atau produk baru yang serba tidak pasti, DDP ini jelas lebih cocok karena telah memasukkan unsur ketidakpastian dan pengujian asumsi-asumsi yang penting ke dalam proses perencanaan. Dengan melakukan DDP secara disiplin, resiko kegagalan bisa dikurangi. Bila setelah berjalan beberapa bulan dan Anda menemukan adanya asumsi dasar yang salah, dan setelah perhitungan ulang dengan data baru yang lebih akurat tersebut menunjukkan Anda tidak mungkin untung, Anda bisa memutuskan berhenti dengan cepat atau merubah secara drastis strategi awal Anda sebelum semua investasi Anda habis.

Selamat mencoba.

Pada saat kita membaca halaman bisnis di surat kabar atau membalik-balik majalah bisnis, kita selalu menemukan berita tentang perusahaan-perusahaan besar yang mendominasi halaman-halaman tersebut. Hal ini menimbulkan kesan, perusahaan-perusahaan besarlah yang memegang peranan besar dalam penciptaan nilai ekonomi dan lapangan kerja. Namun bila kita tilik ekonomi negara-negara yang sudah maju dan mapan, justru bisnis skala menengah ke bawah yang memberi sumbangan terbesar secara ekonomis dan penciptaan lapangan kerja. Negara-negara yang memiliki perusahaan kecil menengah yang kuat seperti US dan Taiwan relatif lebih kuat dalam menghadapi badai krisis ekonomi.

Karena itu, kita perlu membantu kelahiran UKM-UKM seperti itu. Memang saat ini semakin banyak orang yang tertarik untuk memulai usaha sendiri. Usaha-usaha seperti warung makanan, cafe-cafe tenda, wartel, warnet, dan toko-toko lain bermunculan silih berganti. Namun begitu, kita bisa melihat para pebisnis UKM tersebut hanya sekedar berspekulasi. Begitu melihat adanya usaha yang sukses, mereka berebut masuk ke bidang yang sama tanpa berpikir panjang. Padahal tanpa adanya strategi dan differentiation yang jelas, keberlangsungan hidup usaha tersebut patut dipertanyakan.

Untuk mengatasi hal tersebut, mereka perlu diberi bimbingan. Setidaknya terdapat tiga bidang yang perlu mereka kuasai. Pertama, manajemen keuangan dalam bentuk manajemen resiko dan cash flow. Kedua, penyusunan strategi perusahaan, terutama strategi differentiation dan pemasaran. Sedangkan yang ketiga adalah inovasi.

Manajemen resiko dan cash flow layak mendapatkan prioritas tertinggi karena persentase kematian usaha baru sangat tinggi, apalagi bila usaha tersebut dimulai dengan modal terbatas. Telah banyak bukti yang menunjukkan kegagalan sebuah usaha baru banyak terjadi karena kehabisan uang sebelum usaha tersebut cukup dikenal luas. Untuk mengatasi hal tersebut, para pengusaha baru perlu menjaga fleksibilitas. Lakukanlah analisis awal secara mendalam. Lakukan riset pasar, walau hanya secara kasar. Kenali pasar yang hendak Anda layani, terutama selera konsumen, kondisi kompetisi, dan regulasi yang berlaku di sana. Di awal usaha, jangan berkomitmen terlalu besar dalam pendanaan, walau dana Anda cukup. Pengucuran dana seharusnya dilakukan dengan bertahap. Setelah usaha kelihatan berjalan, barulah dana tahap-tahap berikutnya dikucurkan. Carilah juga cara-cara kreatif untuk meminimalkan resiko pendaaan. Bila Anda mengkontrak tempat usaha, sebisa mungkin jangan ambil kontrak terlalu panjang. Bila Anda terpaksa mengambil kontrak yang panjang, pertimbangkan alternatif jalan keluar seperti oper kontrak atau beralih ke usaha lain bila situasi memaksa. Beli perabot-perabot atau barang-barang bekas yang masih bagus kondisinya, kecuali bila barang-barang tersebut memiliki fungsi strategis.

Hal kedua yang harus dipelajari adalah strategi usaha, terutama dalam hal penentuan basis differentiation dan upaya-upaya pemasaran untuk mengkomunikasikan differentiation perusahaan Anda. Usaha yang tidak bisa dibedakan dengan usaha lainnya akan dipaksa bermain di tingkat harga. Sedangkan bila Anda memiliki usaha yang kecil, Anda sering kesulitan mendapatkan keringanan harga beli dari supplier. Pertempuran harga juga sulit Anda menangkan karena Anda harus bertempur dengan para pemain besar, seperti yang terbukti dengan banyaknya para peritel yang digulung oleh kehadiran hypermarket. Wabah wartel dan warnet yang pernah melanda negeri ini juga mulai surut dengan banyaknya pemain yang menyerah karena mentalitas ikut-ikutan membuat jumlah supply melebihi demand sehingga baik volume maupun harga jual menurun.

Penentuan basis differentiation tentu tidak mudah. Anda harus mengerjakan pekerjaan rumah terlebih dahulu. Pertama, Anda harus mengenali kekuatan-kekuatan Anda (dan bisnis Anda). Setelah itu, Anda harus mengamati para kompetitor Anda. Carilah apa yang bisa Anda lakukan dengan lebih baik dari para kompetitor Anda. Tetapi itu saja tidak cukup. Apa yang Anda lakukan dengan lebih baik tersebut haruslah sulit untuk ditiru dalam waktu dekat. Differentiation yang mudah untuk ditiru bukanlah differentiation. Itu saja? Sayangnya tidak. Differentiation secanggih apapun tidak akan berguna bila differentiation tersebut tidak dihargai oleh target konsumen Anda.

Bila manajemen resiko membantu agar usaha Anda bisa hidup dalam waktu singkat, strategi differentiation yang baik membantu memperpanjang hidup usaha Anda untuk jangka menengah, maka inovasi akan memperpanjang usia hidup usaha Anda untuk jangka panjang. Strategi differentiation sebagus apapun tidak ada yang kekal. Hanya masalah waktu sebelum para kompetitor masuk dan meniru rahasia sukses Anda. Karenanya, inovasi harus dilakukan terus menerus bila usaha Anda ingin terus hidup.

Tolong jangan bayangkan dulu inovasi dengan teknologi tinggi. Kebanyakan inovasi yang dilakukan di negara-negara maju adalah inovasi-inovasi non-teknologi yang dilakukan oleh para UKM. Inovasi tersebut bisa berupa cara-cara yang lebih unik dalam pelayanan konsumen, pendistribusian barang, program-program pemasaran, proses produksi, atau hal-hal lainnya. Para pebisnis UKM sebenarnya juga lebih mengenali kondisi mikro di pasar mereka sehingga lebih mampu berinovasi sesuai kebutuhan konsumen yang sulit dilakukan oleh perusahaan besar. Satu lagi keunggulan UKM dalam inovasi adalah kegesitannya dalam mengimplementasikan ide-ide inovatif dibanding perusahaan-perusahaan besar yang lebih birokratis. Manfaatkanlah kelebihan tersebut.

Ketiga hal itulah: manajemen keuangan, strategi, dan inovasi, seharusnya menjadi tritunggal yang dikuasai para pebisnis UKM. Apakah kemampuan mengelola ketiga hal tersebut sudah bisa menjamin keberhasilan jangka panjang sebuah usaha wiraswasta? Sayang sekali, dalam hidup ini tiada yang pasti kecuali kematian. Selain itu, faktor etika bisnis dan tanggung jawab sosial semakin penting dan harus diperhatikan juga. Namun usaha baru yang dimulai tanpa pengetahuan atas ketiga hal tersebut sudah hampir pasti akan mati muda. Saya katakan “hampir pasti” karena kita masih bisa menemukan usaha yang bertahan puluhan tahun karena pendirinya kebetulan berhasil menguasai scarce resouces (sumber-sumber langka) seperti lokasi yang strategis atau akses ke orang-orang penting. Bisa juga pendiri usaha secara kebetulan membuat keputusan-keputusan yang tepat. Dan jangan lupakan juga: Jamahan sang Dewi Fortuna.

Saya sangat baru dalam hal bisnis. Baru-baru ini saya dapat tawaran kerja sama dengan seorang pengembang untuk suatu proyek telekomunikasi dan juga ada beberap proyek yang lain.

Mereka butuh dana besar untuk diinvestasikan.dan kebetulan saya punya dana tersebut. Mereka juga memperlihatkan RAB mereka dan BEP hingga relatif singkat yaitu 15-16 bulan.

Yang ingin saya tanyakan adalah:

1. Ketika kita ingin bekerja sama bisnis dengan orang lain, apa sajakah yang mesti kita perhatikan untuk bisa menilai bahwa perusahaan dan proyek mereka itu real bukan fiktif. Dokumen apa saja yang perlu saya minta dari mereka untuk diperlihatkan kepada saya (maklum karena dananya besar). Kemudian bagaimana cara saya bisa memastikan bahwa dokumen mereka itu legal? Apa saya harus memanfaatkan jasa konsultan/notaris/semacamnya? Biasanya berapa tarif mereka untuk hal seperti ni?

2. Jika kita ingin memberi pinjaman besar pada rekan bisnis, kemudian mereka memberikan jaminan berupa surat tanah, atau yg lainnya, bagaimana saya bisa mengecek kebenaran surat-surat itu? Kemudian bagaimana saya bisa mengecek kalau surat jaminan itu memang seharga/nilainya sama/lebih tinggi/lebih rendah dari nilai pinjaman yang saya berikan kepada rekan bisnis tersebut?

3. Jika saya hanya punya dana besar, bagaimanakah kesepakatan yang terbaik bagi saya jika saya ingin/akan bekerjasama dengan orang lain? Dengan sistem bagi hasil, atau kepemilikan saham, atau bunga, atau bagaimana?

4. Bagimana sih bentuk perjanjian/agreement yang baku? Apa cukup hanya ada tanda tangan dari kedua belah pihak beserta materai, ataukah harus di hadapan notaris?

5. Sebenarnya fungsi dari seorang notaris itu apa sih? Bedanya dengan konsultan bisnis?

Komentar dari It Pin:

Pertama-tama saya harus minta maaf dulu karena tidak bisa menjawab beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan notaris dan bidang hukum, karena kompetensi saya memang tidak berada di bidang tersebut. Yang bisa saya katakan berkaitan dengan bidang tersebut adalah: Bila akhirnya Anda memutuskan untuk bergabung: Ya, Anda memang butuh bantuan mereka untuk kasus dengan dana sebesar itu. Saya yakin mereka bisa membantu Anda dalam menyusun kontrak dan memastikan keaslian beberapa surat-surat tertentu. Namun tentunya, Anda sendiri harus rajin juga mengadakan survei sendiri untuk memastikan keaslian dokumen atau realita dari rencana yang mereka susun.

Yang bisa saya bantu adalah memberi sedikit pandangan dari sudut strategi investasi, terutama untuk perusahaan baru. Di sini, dua pertanyaan utama yang harus Anda jawab adalah: (1) apakah harus investasi? (2) bila iya, bagaimana caranya agar resiko bisa dikurangi sambil memaksimalkan potensi pengembalian investasi?

Untuk pertanyaan pertama, (apakah harus investasi?), tentu saja Anda harus menyelidiki dulu reputasi dari rekan-rekan Anda tersebut? Sudah berapa lama kalian berkenalan? Dalam konteks apa? Bagaimana karakter mereka selama ini? Ada baiknya juga Anda bertanya pada orang-orang lain yang pernah berhubungan bisnis dengan mereka. Kalau Anda belum terlalu mengenal mereka, minta saja CV mereka plus siapa-siapa saja yang bisa dihubungi untuk memberi mereka referensi. Setelah itu, hubungi nama-nama dalam daftar referensi tersebut untuk menyelidiki lebih jauh. Memang ada kecendrungan pemberi referensi memberikan komentar yang positif saja. Dalam hal ini, Anda harus mampu mengajukan pertanyaan yang lebih langsung, misalnya dengan bertanya pada pemberi referensi, “Apakah Bapak bersedia meminjamkan uang sebesar Rp. X kepada saudara tersebut? Kenapa?” Perhatikan apakah terdapat nada keragu-raguan dalam jawaban mereka. CV tersebut juga bisa memberi peluang untuk mencari sumber referensi dari tempat lain. Misalnya kalau ternyata orang tersebut kebetulan pernah bekerja di perusahaan Y, dan teman Anda ada yang bekerja di sana, Anda bisa menghubungi teman Anda tersebut untuk mengorek lebih banyak informasi.

Setelah itu, tak kalah pentingnya adalah menyelidiki seberapa jauh rencana usaha mereka mendekati realita. Meski Anda percaya penuh pada mereka, langkah ini tetap harus dilakukan. Mengapa? Karena manusia umumnya memiliki kecenderungan untuk overconfidence pada saat menyusun rencana bisnis. Petunjuk umumnya adalah: Semua biaya-biaya dalam rencana tersebut harus dikali 2 (setidaknya 1.5). Semua estimasi pemasukan juga harus diuji karena sering angka-angka estimasi tersebut tidak memperhitungkan hadirnya kompetitor yang mampu menekan harga dan mengurangi volume. Intinya, untuk setiap angka yang besar, Anda harus bertanya apa dasarnya mereka meletakkan angka tersebut. Asumsi-asumsi yang mereka pakai untuk tiba pada angka tersebut sering jauh lebih penting dibanding angkanya sendiri. Ujilah asumsi-asumsi tersebut dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang kritis. Bila mereka meminta Anda untuk berinvestasi dengan dana sebesar itu, Anda berhak untuk melakukan hal ini. Selain itu, Anda juga membantu mereka menyusun rencana bisnis yang lebih akurat melalui pertanyaan-pertanyaan kritis tersebut.

Pastikan juga Anda mengerti industri yang akan digeluti tersebut. Apakah Anda tahu seluk-beluk industri ini? Bila tidak, apakah Anda memiliki orang yang bisa dipercaya untuk membantu Anda di sini? Tanpa pengetahuan di industri bersangkutan, Anda tidak akan pernah tahu bila “dikibuli”.

Dalam hal ini, kadang intuisi berperan juga. Coba perhatikan kata hati Anda. Apakah Anda merasa “sreg” atau ada ganjalan yang tidak bisa dijelaskan? Cobalah juga berdoa untuk meminta bimbingan.

Bila setelah melalui ujian-ujian tersebut, Anda akhirnya memutuskan untuk ikut, maka masalah berikutnya adalah bagaimana mengurangi resiko dan memaksimalkan potensi pengembalian laba. Ada beberapa strategi umum di sini.

Pertama, Anda harus memastikan mereka juga menaruh uang mereka sendiri dalam jumlah yang cukup signifikan. Tentu saja tidak perlu sebanyak dana Anda. Namun setidaknya jumlah tersebut cukup besar dibanding dengan pendapatan dan aset mereka saat ini. Bila Anda yang lebih banyak menanggung resiko, dikhawatirkan mereka tidak memiliki “ketakutan” untuk mengendalikan pengeluaran. Tanpa adanya kesediaan mereka untuk ikut menanggung resiko, motivasi kedua belah pihak akan berlainan. Anda ingin untung sambil meminimalkan pengeluaran, sementara mereka hanya memikirkan keuntungan. Kondisi asimetris ini akan memunculkan banyak konflik di kemudian hari.

Kedua, berikan dana secara bertahap (staging). Dana tahap berikutnya hanya bisa dikeluarkan bila mereka sudah menyelesaikan tahap sebelumnya. Selain mengurangi resiko Anda, cara ini memaksa mereka untuk bertanggung jawab terhadap rencana mereka. Bila mereka berjanji akan menyelesaikan proyek pendahuluan dalam waktu 3 bulan, mau tidak mau mereka akan berusaha menyelesaikannya bila ingin kucuran dana lebih lanjut. Tentu saja kadang terjadi penundaan, namun yang penting adalah apakah mereka bisa memberi penjelasan yang masuk akal bila terjadi penundaan. Staging ini juga membantu Anda melihat keseriusan mereka. Bila ada tanda-tanda ketidakseriusan atau masalah besar yang tidak Anda bayangkan, jangan segan-segan untuk menghentikan keterlibatan Anda. Jangan terjebak dalam apa yang disebut sebagai sunk cost fallacy. Kesalahan ini terjadi bila pemberi dana terus menerus memberi dana meski proyek terlilit masalah karena tidak ingin melihat uang yang ditanam sebelumnya hilang begitu saja. Celakanya, umumnya proyek yang bermasalah dari awal akan semakin bermasalah kemudian. Jadi lebih baik memotong kerugian seminimal mungkin daripada mengalami kerugian yang lebih besar hanya karena tidak tega melihat uang kita hilang begitu saja.

Mengenai bagaimana cara kerja sama yang paling baik, itu tergantung dari risk profile Anda, yaitu bagaimana Anda bersikap terhadap resiko. Bila Anda adalah orang yang cenderung bermain aman, sistem bunga lebih tepat. Tetapi bila Anda suka bermain resiko, penyertaan saham mungkin lebih cocok. Prinsip di sini adalah: high risk, high return. Semakin besar resiko yang harus Anda tanggung, semakin besar tingkat pengembalian yang harus Anda minta. Selain itu, perhitungkan juga apakah dana yang ditanamkan tersebut merupakan dana lebih yang tidak terpakai atau dana tersebut sebenarnya bisa dipakai untuk investasi lain yang lebih aman? Bila itu adalah “dana nganggur”, Anda tentu bisa mengambil resiko yang lebih tinggi.

Walaupun saya tidak bisa menjawab semua pertanyaan Anda, semoga sedikit saran-saran dari saya bisa membantu.

(Untuk para pembaca lain yang memiliki masalah yang berkaitan dengan strategi inovasi dan bisnis, dan ingin dikonsultasikan di blog ini, silakan baca ketentuannya di sini.)