… tentang inovasi dan berpikir holistik

Di jaman sekarang ini, siapa yang tidak pernah mendengar kata tim, atau bergabung di dalam sebuah kelompok yang dinamakan ‘tim’? Tetapi apakah ‘tim’ itu, dan apa yang menjadikan sebuah tim efektif? Jawaban atas pertanyaan tersebut benar-benar didambakan setiap organisasi karena semakin banyaknya organisasi yang kinerjanya tergantung pada kinerja tim-tim di dalamnya. Tim-tim dianggap mampu menyelesaikan banyak masalah organisasi yang membutuhkan kerja sama lintas fungsional.

Topik mengenai tim, karena itu, sangat sering dibahas dalam literatur-literatur manajemen dan bisnis. Salah satu karya klasik yang mengangkat tema ini adalah tulisan Jon R. Katzenbach dan Douglas K. Smith yang dituangkan dalam buku berjudul The Wisdom of Teams. Buku yang diterbitkan pertama kali pada tahun 1993 tersebut sudah dicetak ulang beberapa kali dan dianggap sebagai salah satu karya terbaik mengenai tim.

Salah satu kesimpulan yang membuka mata dari kedua penulis ini adalah: tidak selamanya sekelompok orang yang bekerja bersama bisa disebut sebagai tim. Bila kita mengumpulkan 5 orang dan meminta mereka menyelesaikan sebuah proyek, mereka belum tentu menjadi sebuah tim. Tim, menurut mereka, harus memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Persyaratan-persyaratan tersebut bisa dilihat pada definisi tim menurut Katzenbach dan Smith:

A team is a small number of people with complementary skills who are committed to a common purpose, performance goals, and approach for which they hold themselves mutually accountable.

(Sebuah tim adalah sekelompok orang-orang dalam jumlah kecil dengan ketrampilan yang berbeda yang berkomitmen terhadap tujuan, ukuran kinerja, dan pendekatan yang sama; yang tanggung jawabnya diambil bersama.)

Definisi tersebut bukan sekedar definisi, tetapi juga merupakan persyaratan yang harus dipenuhi agar sebuah tim menjadi efektif.

Dari definisi di atas, kita bisa melihat bagaimana sekelompok orang menjadi sebuah tim. Pertama, jumlah kelompok tersebut harus kecil. Mengapa? Sebuah tim membutuhkan komunikasi yang intensif, dan harus mampu menentukan tujuan dan mengambil tanggung jawab bersama. Hal itu lebih mudah terealisasi dalam kelompok yang kecil. Secara teoritis, kelompok yang terdiri dari 50-100 orang tetapi bisa dianggap sebagai sebuah tim, namun dalam prakteknya, kelompok besar tersebut umumnya harus dipecah menjadi tim-tim yang lebih kecil agar bisa menjadi tim efektif. Jumlah efektif berkisar dari 5-9 orang, tetapi boleh lebih dari itu asalkan masih bisa tetap memenuhi persyaratan lainnya.

Persyaratan berikutnya adalah setiap anggota tim hendaknya memiliki ketrampilan yang berbeda yang bisa menjadi pelengkap buat anggota-anggota tim lainnya. Ketrampilan tersebut bisa dalam wujud ketrampilan teknis, fungsional, pembuatan keputusan, atau hubungan interpersonal. Syarat ini sangat diperlukan karena tim umumnya dibentuk untuk menyelesaikan masalah yang cukup kompleks. Tanpa adanya ketrampilan yang berbeda-beda tersebut, sebuah tim sulit menjalankan fungsinya. Namun ketrampilan di sini juga bisa dalam bentuk potensi. Sebuah tim tidak perlu mendapatkan semua ahli di bidangnya. Asalkan ada beberapa anggota tim yang berpotensi dan berminat mempelajari ketrampilan-ketrampilan yang dibutuhkan, hal itu sudah mencukupi.

Kemudian, sebuah tim harus membangun komitmen terhadap tujuan dan ukuran kinerja bersama. Tanpa adanya tujuan bersama tersebut, para anggota tim akan menjadi bingung, apatis, dan kembali memprioritaskan tujuan individu mereka. Tujuan tersebut bisa diturunkan dari atas, tetapi lebih baik bila dihasilkan bersama-sama oleh semua anggota tim melalui proses diskusi yang sehat (’sehat’ di sini bukan berarti damai. Perdebatan keras bisa terjadi, namun semua suara wajib dikeluarkan dan didengarkan, dan semua orang sepakat untuk menghormati hasil akhir).

Selain komitmen terhadap tujuan bersama, tim juga harus berkomitmen terhadap pendekatan yang disepakati bersama. Semua anggota tim harus setuju bagaimana cara mereka membagi tugas dan waktu, bagaimana jadwalnya, bagaimana dengan kepemimpinan tim (ditunjuk, digilir, atau lainnya) dan hal-hal lain yang bersifat administratif dan ekonomis.

Lalu yang terakhir, semua anggota tim memiliki tanggung jawab bersama atas pencapaian kinerja tim. Persyaratan inilah yang sering tidak bisa dipenuhi oleh sebuah kelompok kerja. Kelompok kerja tidak memiliki tanggung jawab bersama. Wujud tanggung jawab terbesar bisa terjadi bila semua anggota tim secara tulus berjanji pada diri sendiri dan anggota-anggota lainnya untuk menjadikan pencapaian kinerja tim sebagai tujuan individunya. Tim yang berhasil mendapatkan komitmen demikian kemungkinan besar akan menjadi tim yang efektif.

Kemudian ada sebuah catatan tambahan dari mereka. Tidak semua kelompok harus menjadi tim. Bila para anggota kelompok tidak mampu memenuhi persyaratan-persyaratan di atas, atau penyelesaian dari masalah tidak membutuhkan sebuah tim, pembentukan kelompok kerja biasanya sudah mencukupi. Tim yang efektif juga tidak mudah untuk dibentuk. Tetapi bila terbentuk, pencapaian tim tersebut akan jauh melebihi pencapaian total masing-masing individunya.

Setelah membaca persyaratan sebuah tim yang efektif di atas, bagaimana dengan tim Anda? Sudahkah tim Anda memenuhi semua persyaratan di atas?

Anda telah membaca cukup banyak tentang membentuk kelompok atau perusahaan yang inovatif. Salah satu syarat penting adalah menggabungkan orang-orang dengan cara berpikir yang berbeda ke dalam sebuah kelompok. Jadi, kumpulkan saja mereka, masukkan dalam ruangan, dan ide-ide kreatif dan inovatif akan keluar dari interaksi tersebut.

Andaikan saja semuanya semudah itu…

Memang keragaman adalah sumber kreativitas dan inovasi. Tetapi keragaman juga merupakan sumber konflik yang tiada habisnya bila tidak dikelola dengan baik. Konflik tersebut memang bisa terjadi karena adanya stereotype yang bersifat SARA dan perbedaan jenis kelamin. Tetapi bukan itu saja. Perbedaan cara berpikir, cara memperoleh dan mengolah informasi, dan cara membuat keputusan juga berpotensi menimbulkan konflik.

Sebagai contoh, Anda adalah orang yang suka membuat keputusan dengan segera dan mengandalkan fakta untuk membuat keputusan. Dalam sebuah rapat, Anda sudah ingin cepat-cepat mengambil keputusan, sementara sebagian rekan-rekan Anda masih berusaha mencari alternatif-alternatif lain. Sebagian lagi mengungkapkan “ada yang mengganjal perasaan” terhadap alternatif yang Anda ajukan, walau mereka mengakui fakta-fakta yang Anda sajikan sangat masuk di akal. Bagaimana reaksi Anda? Pantat Anda mungkin sudah terasa panas dan Anda ingin berteriak agar rapat bisa cepat-cepat diakhiri dengan sebuah keputusan.

Karena itu, keragaman hanyalah syarat awal. Syarat berikutnya yang tak kalah pentingnya adalah kemampuan mengelola keragaman tersebut. Dan untuk mampu mengelola keragaman tersebut dengan baik, hal terpenting adalah menyadarkan semua anggota kelompok adanya perbedaan-perbedaan tersebut. Adanya kesadaran bukan berarti semua anggota kelompok harus bisa berpikiran sama, atau berusaha berpikir seperti rekan-rekan mereka yang lain. Namun kesadaran tersebut berguna untuk membantu kita memahami rekan-rekan kita yang menunjukkan preferensi yang berbeda dalam mengelola informasi dan membuat keputusan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, para anggota kelompok seharusnya diberi tes psikologi terlebih dahulu untuk mengetahui kepribadian mereka. Terdapat setidaknya 3 jenis alat tes yang sering dipakai untuk tujuan ini, yaitu Myers-Briggs Type Indicator (MBTI), Hermann Brain Dominance Instrument (HBDI), dan Belbin Team Roles.

HBDI yang dikembangkan oleh Ned Hermann, mantan manajer di GE tersebut, mengukur preferensi kita dalam penggunaan otak kiri dan otak kanan. Kata “preferensi” digunakan di sini (dan di sepanjang artikel ini) untuk menunjukkan bahwa kita umumnya bisa menunjukkan lebih dari satu jenis kepribadian. Akan tetapi, dalam kondisi normal, kita lebih sering menunjukkan satu sisi kepribadian dibanding kepribadian pada ekstrim yang berbeda. Preferensi otak kiri, misalnya, lebih sering digunakan para insinyur; sementara para artis lebih sering memakai otak kanan mereka. Tetapi tentu saja tidak selamanya harus demikian. Orang-orang yang memiliki otak kiri/kanan yang relatif berimbang juga cukup banyak. Selain preferensi otak kiri/kanan, HBDI juga mengukur preferensi dalam hal conseptual/experiential. Orang yang kuat dalam conceptual lebih menyukai hal-hal yang abstrak dan lebih suka merenung; sementara yang kuat di experiential lebih menyukai hal-hal yang konkrit dan lebih suka bertindak.

Sementara itu, Belbin Team Roles yang dikembangkan seorang psikolog dari UK, Dr. Meredith Belbin, mampu membantu kita melihat peran apa yang paling cocok untuk masing-masing individu dalam sebuah kelompok. Seorang yang termasuk Resource Investigator (RI), sebagai contoh, sangat cocok dalam mengumpulkan informasi dan melakukan riset. Sedangkan seorang Co-ordinator (CO) suka menjadi kepala proyek. Total, ada 9 jenis Belbin Team Roles. Pembagian peran individu dalam kelompok sesuai dengan hasil tes Belbin akan memastikan kekuatan masing-masing anggota digunakan dengan baik.

Dari ketiganya, MBTI paling sering dipergunakan. MBTI menggunakan 4 jenis pasangan untuk menunjukkan kepribadian kita, sehingga menghasilkan 16 kombinasi. Keempat jenis pasangan tersebut adalah Extroversion/Introversion (E/I), Sensing/Intuition (S/N), Thinking/Feeling (T/F), dan Judging/Perceiving (J/P). Pasangan E/I menunjukkan dari mana kita memperoleh energi. Orang yang E mendapatkan energi dari interaksi dengan orang lain, sementara I mendapat energi dari dalam diri sendiri. S/N menunjukkan bagaimana kita mendapatkan informasi. S mendapatkan dari panca indra, sementara N melalui pengamatan terhadap pola-pola yang muncul atau dari intuisi. T/F menunjukkan bagaimana kita mengola informasi. Orang yang bertipe T lebih suka memakai rasio mereka, sementara para tipe F lebih condong dengan perasaan mereka. Pasangan terakhir, J/P, menunjukkan orientasi kita terhadap dunia luar. Orang bertipe J ingin membuat keputusan dengan cepat, sedangkan tipe P lebih suka mengeksplorasi kemungkinan-kemungkinan lain terlebih dahulu.

Setiap orang yang mengambil tes MBTI akan mendapatkan kombinasi empat huruf tersebut untuk menggambarkan kepribadian mereka secara total. Seorang ENFP, misalnya, adalah seorang yang terbuka, hangat, antusias, imajinatif, mampu melakukan apapun yang mereka inginkan, dan juga cepat dalam mencari solusi.

Sebuah kelompok yang baik tentu saja harus memiliki sebanyak mungkin anggota dengan tipe-tipe yang berbeda. Tetapi dengan semakin tajam dan banyaknya perbedaan, semakin besar pula potensi untuk konflik. Beberapa organisasi mencoba solusi kreatif, yaitu dengan meminta para anggota kelompok memakai label besar di baju mereka dengan tulisan seperti “INTP” dan “ESTJ”. Dengan solusi sederhana ini, para anggota kelompok terbukti lebih menyadari perbedaan yang ada sehingga lebih toleran terhadap perbedaan-perbedaan yang muncul selama proses interaksi.

Bila Anda tertarik untuk menjalani ketiga tes di atas, beberapa situs di Internet menyediakan tes tersebut dengan gratis. Namun Anda tetap dianjurkan menjalani tes tersebut di bawah pengawasan seorang psikolog yang juga bisa membantu Anda menerjemahkan hasil tes dengan lebih akurat.

Viva la difference!

Synectics adalah sebuah teknik penyelesaian masalah yang sering dipakai dalam kelompok. Teknik ini diperkenalkan pertama kali oleh William Gordon pada tahun 1961 lewat buku karangannya, Synectics.

Banyak orang yang pernah memakai teknik ini mengakui jika teknik ini lebih ampuh dibanding brainstorming, karena teknik ini menggabungkan antara teknik-teknik kreativitas (terutama analogi dan metafora) dengan beberapa aturan yang lebih baku sehingga sesi pertemuan berlangsung lebih terstruktur dan efisien. Sama seperti teknik-teknik berpikir kreatif lainnya, synectics mengajarkan kita untuk “mempercayai hal-hal asing, dan mengasingkan hal-hal yang dipercayai.” Dengan kata lain, kita diajak untuk memanfaatkan analogi-analogi yang kelihatannya tidak berhubungan dengan masalah yang hendak diselesaikan, dan pada saat yang sama melupakan ide-ide konvensional yang biasa dipakai.

Banyak juga yang menganggap synectics sebagai variasi lain dari brainstorming. Memang ada persamaannya, terutama bila synectics dilakukan dalam kelompok. Namun, berbeda sama sekali dengan brainstorming yang membiarkan para peserta mengeluarkan ide tanpa batasan yang jelas, synectics memberikan beberapa batasan sehingga terkesan lebih terstruktur.

Struktur synectics bisa dilihat dari penentuan empat jenis analogi yang akan dipakai selama sesi pemecahan masalah. Keempat jenis analogi tersebut adalah: personal analogy, direct analogy, symbolic analogy, dan fantasy analogy.

Personal analogy meminta peserta sesi mengidentifikasikan dirinya dengan sebagai atau keseluruhan masalah atau solusinya. Direct analogy mencoba menyelesaikan masalah dengan mencari analogi langsung dari tempat lain, aplikasi lain, teknologi lain, pengetahuan lain, dlsb. Symbolic analogy hampir sama dengan personal analogy, tetapi identifikasi dilakukan bukan dengan peserta, melainkan dengan objek lain. Fantasy analogy memperbolehkan peserta berkhayal sejauh-jauhnya untuk menyelesaikan masalah.

Untuk melihat contoh-contoh analogi tersebut, saya akan mengutip contoh langsung dari buku Gordon tersebut. Dalam contoh ini, sebuah kelompok yang terdiri dari 5 orang sedang berdiskusi bagaimana merancang semacam ritsleting untuk baju astronot. Saya akan mengambil beberapa cuplikan diskusi tersebut untuk masing-masing analogi (dengan beberapa editing untuk menyederhanakan bacaan).

Personal analogy: “Saya membayangkan menjadi seorang penyelamat pantai. Bayangkan badai besar di laut. Kapal terombang-ambing. Sebagai penyelamat pantai, saya berusaha menambatkan kapal dengan menggigit seutas tali tambang dan berenang mencari tambatan.”

Direct analogy: “Saya membayangkan ritsleting yang mirip dengan seekor serangga mekanik… Jika Anda menggunakan seekor laba-laba, dia bisa memintal sehelai benang dan menjahit kedua sisi agar tertutup.”

Symbolic analogy: “Kita bisa menjahit dengan baja.”

Fantasy analogy: “Saya membayangkan seorang jin yang bisa menutupnya untuk saya. Cukup sebutkan mantranya dan tertutup!”

Lewat analogi-analogi yang dihasilkan dari diskusi di atas, kita akan mendapatkan alternatif-alternatif solusi yang selama ini tidak mungkin bisa dibayangkan. Sesi synectics bisa juga dilakukan sendirian, tetapi keampuhannya dalam kelompok lebih terasa karena para peserta bisa menimpali satu sama lainnya.

Teknik ini sudah dikembangkan menjadi beberapa variasi. Namun dasar yang dipakai tetapi sama, yaitu memakai kekuatan analogi. Pembaca yang ingin berkenalan lebih jauh tentang pemakaian analogi dalam kreativitas bisa membaca artikel lainnya dalam blog ini (Teknik Berpikir Kreatif: Analogi).