|

Kotak saran

Kathryn Kridel, seorang pramugari American Airlines yang melayani jalur ke Eropa mengamati bahwa pesawat-pesawat terbang perusahaannya selalu menyediakan caviar dalam kaleng dengan satuan 200 gram, jumlah yang sebenarnya sudah cukup banyak untuk maksimal 13 orang penumpang kelas satu. Ketika jumlah penumpang kelas satu hanya beberapa orang, Kridel dan kawan-kawannya harus tetap membuka kaleng seharga USD 250 tersebut dan membuang sisanya. Melihat pemborosan demikian, Kridel menulis sebuah saran yang dimasukkan ke dalam sistem kotak saran perusahaan. Dia mengusulkan pembelian caviar dengan satuan 50 gram. Ide tersebut dengan segera diterima, diimplementasikan, dan membantu perusahaannya menghemat USD 567.000 per tahun. Bagaimana dengan Kridel sendiri? Lewat saran sederhana tersebut, dia menerima bonus sebesar USD 50.000.-, cukup untuk membeli ratusan kaleng caviar.

Ide Kridel hanyalah salah satu contoh dari 17.000 ide-ide yang diterima American Airlines setiap tahunnya lewat program yang dinamakan IdeAAs. Dari jumlah tersebut, sekitar 8.000 ide dipertimbangkan dengan serius dan 25%-nya diimplementasikan. Untuk menangani ide sebesar itu, sekitar 50 orang staf dipekerjakan. Para pemberi ide juga diberi bonus yang lumayan bila ide mereka diterima. Beberapa mekanik bahkan pernah menerima USD 100.000,-. Investasi yang cukup murah mengingat dalam setahun, ide-ide tersebut mampu membantu perusahaan menghemat puluhan juta USD.

IdeAAs merupakan salah satu contoh kotak saran perusahaan yang dijalankan dengan serius dan berhasil. Selain American Airlines, perusahaan-perusahaan multinasional seperti Intel, 3M, Motorola, Bank One, dan Hewlett-Packard juga mengimplementasikan sistem sejenis. Kotak saran ini sebenarnya bukanlah sesuatu yang baru. Pada tahun 1895, John Patterson, pendiri National Cash Register (NCR), telah memperkenalkan ide ini untuk pertama kalinya. Setiap penyumbang ide yang idenya diterima akan menerima hadiah USD 1. Pada tahun 1904, 7.000 karyawan menyumbangkan idenya dan sekitar sepertiganya diterima.

Pemakaian kotak saran ini sangat populer karena banyak perusahaan besar yang semakin menyadari bahwa karyawan-karyawan di lini depan sering memiliki ide-ide cemerlang berkat interaksi rutin mereka dengan pelanggan dan pasar. Sayangnya, di kebanyakan perusahaan, para karyawan lebih suka menyimpan ide-ide tersebut, bukan karena mereka pelit berbagi, tetapi kadang mereka merasa perusahaan tidak menghargai ide-ide mereka. Agar halangan tersebut bisa disingkirkan, perusahaan-perusahaan tersebut berusaha dengan sekuat tenaga membangun sistem yang mempermudah dan mendorong para karyawan mengajukan saran-saran mereka. Selain memberikan keuntungan buat perusahaan dalam bentuk ide-ide yang dijalankan dengan sukses, kotak saran juga membuat para karyawan yang inovatif merasa dihargai sehingga mereka bisa lebih loyal terhadap perusahaan.

Metode kotak saran ini sebenarnya cukup mudah diimplementasikan. Tetapi kemudahan implementasi tersebut tidak berarti karyawan bersedia begitu saja membagikan ide-ide mereka. Sistem, proses, dan budaya perusahaan yang lain juga harus mendukung. Karyawan akan lebih bersedia membagi ide-ide tersebut bila mereka merasa ide-ide tersebut akan dipertimbangkan dengan serius dan dihargai. Ide-ide yang ditolak juga harus disertai alasan yang masuk akal sehingga pemberi ide memiliki kesempatan untuk menyempurnakan idenya. Pemberian bonus dalam bentuk uang bisa saja dilakukan, tetapi kadang pengakuan dalam bentuk lain seperti pemberian piagam, medali, atau gelar “karyawan inovatif bulan ini” sudah cukup. Seperti American Airlines, untuk meyakinkan para karyawan keseriusan perusahaan menerapkan sistem ini, sebuah departemen khusus harus dibentuk untuk membaca dan menyeleksi saran-saran yang masuk. Program kotak saran tanpa penanggung jawab hanya akan dijawab dengan skeptisme karyawan.

Di jaman ini, perkembangan teknologi informasi telah ikut menyempurnakan sistem kotak saran ini dengan memanfaatkan email, teknologi wiki, dan jaringan intranet perusahaan. Dengan bantuan intranet atau teknologi wiki, misalnya, ide-ide yang masuk bisa didiskusikan, diperdebatkan, dan disempurnakan rekan-rekan lainnya. Perdebatan melalui forum elektronik juga mampu membantu perusahaan memantau ide-ide yang mendapatkan tanggapan besar sehingga proses seleksi ide-ide menjadi lebih efisien.

Tentu saja metode kotak saran ini memiliki keterbatasan. Ide-ide yang diterima umumnya merupakan ide-ide untuk memangkas biaya atau meningkatkan efisiensi. Padahal untuk bertumbuh, perusahaan tetap membutuhkan ide-ide lain seperti produk baru atau menciptakan teknologi disruptif. Di sinilah kita tetap membutuhkan ide-ide inovatif lainnya seperti dari departemen R&D atau penyusunan strategi perusahaan yang inovatif dari para eksekutif puncak. Walau demikian, metode kotak saran harus dipertimbangkan dengan serius karena sudah terbukti efektivitasnya dalam menjaring saran-saran dari karyawan tingkat bawah. Dan ketika seluruh karyawan perusahaan mulai dari atas ke bawah terlibat dalam upaya-upaya inovasi, barulah perusahaan Anda bisa menjadi perusahaan yang sungguh-sungguh inovatif.

2 Comments for “Kotak saran”

  1. Inspiratif.

    Memang yang menjadi ganjalan seorang karyawan untuk menyampaikan ide-idenya biasanya masalah hambatan komunikasi dan psikologis.

    Mungkin di era teknologi seperti sekarang ini, kotak saran bisa diganti dengan web forum di jaringan intranet.

  2. karyawan merasa takut untuk menyampaikan ide ke perusahaan, dikarenakan budaya perusahaan yang otoriter, biasanya terjadi pada perusahaan milik pribadi/keluarga.

Leave a Reply

Recently Commented

  • cholid: Pak saya sudah menunggu sejak lama akhirnya terbit juga saya sudah pre-order dari buku pertama selesai di...
  • irpan Salehuddin: Banyak inovasi-inovasi canggih di Indonesia yang berhenti ditengah jalan terbentur masalah...
  • rudiath7: Wah keren banget artikelnya.. sangat2 inspiratif. Makasih saya jadi nambah ilmu. Sepertinya jadi tahu...
  • devi: Sy nggak sabar untuk baca buku selanjutnya :D
  • admin: @viavi: u/ jadwalnya semuanya tergantung dari pihak penerbit. kita doakan saja semoga bisa cepat :) sementara...